Desain dan Perubahan Struktur Organisasi

Perubahan struktural adalah perubahan yang dilakukan pada struktur organisasi yang mungkin berasal dari faktor internal atau eksternal dan biasanya mempengaruhi bagaimana perusahaan dijalankan. Perubahan struktural mencakup hal-hal seperti hierarki organisasi, rantai komando, sistem manajemen, struktur pekerjaan, dan prosedur administratif. Selain itu juga pada keadaan yang biasanya menciptakan kebutuhan untuk perubahan struktural termasuk merger dan akuisisi, duplikasi pekerjaan, perubahan pasar dan proses atau perubahan kebijakan.

Pembahasan mengenai perubahan organisasi perlu memperhatikan peran dari sistem dan struktur formal. Sistem dan Struktur tersebut akan memengaruhi apa yang akan diselesaikan, bagaimana hal itu akan dilaksanakan, tujuan yang ingin dicapai, dan pengalaman orang-orang yang berhubungan dengan organisasi. Sebuah organisasi akan menentukan sistem dan strukturnya, sistem dan struktur tersebut nantinya akan membentuk perilaku anggota organisasi. Sistem dan struktur formal memainkan peran penting dalam koordinasi, komunikasi, control, dan memengaruhi bagaimana keputusan perubahan akan dibuat. Terkadang sistem dan struktur juga menunjukan apa yang perlu diubah.

Struktur formal organisasi ditentukan oleh bagaimana tugas secara formal dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. Struktur formal dirancang untuk mendukung arah strategis perusahaan dengan meningkatkan ketertiban, efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas. Struktur formal organisasi berfungsi sebagai panduan dan kontrol pada otoritas pembuat keputusan. Fungsi lainnya yaitu mengkoordinasikan dan mengintegrasikan aspek-aspek operasional, memberikan panduan untuk tata kelola internal perusahaan, kemudian berusaha untuk mempromosikan nilai-nilai dan perilaku yang diinginkan serta hasil yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi.

Sistem formal mencakup rutinitas dan proses yang direncanakan seperti perencanaan strategis, sistem control dan akuntansi, manajemen kinerja, sistem penggajian dan penghargaan pegawai, dan sistem informasi. Secara kolektif, Sistem Formal ini menetapkan bagaimana hal-hal seharusnya dilakukan, aturan dan prosedur yang harus diikuti, bagaimana alur informasi (pengumpulan dan penyebaran informasi), dan semua sistem serta proses formal lainnya yang digunakan untuk koordinasi, integrasi, dan kontrol. Sistem tersebut menyediakan infrastruktur formal yang akan menjalankan sebuah struktur organisasi.

Diferensiasi

Diferensiasi adalah proses di mana organisasi mengalokasikan orang dan sumber daya untuk tugas-tugas organisasi dan menetapkan hubungan tugas dan otoritas yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya. Singkatnya, ini adalah proses pembentukan dan pengendalian pembagian kerja, atau tingkat spesialisasi, dalam organisasi.

Sejauh mana tugas dibagi menjadi pekerjaan atau tugas terpisah. Konsep ini berkaitan dengan siapa melakukan apa dan bertanya tentang sejauh mana pekerjaan dikhususkan dan berbeda satu sama lain pada sumbu organisasi horizontal dan vertikal. Diferensiasi tugas merupakan langkah awal dalam kehidupan petualangan wirausaha yang berkembang dari satu menjadi dua dan kemudian tiga orang, dengan diferensiasi tugas lebih lanjut seiring dengan bertambahnya jumlah karyawan. Saat organisasi tumbuh dan menambah lebih banyak orang, tugas dibagi dan dibagi lagi. Organisasi besar, sebagai konsekuensinya, sering dicirikan oleh pekerjaan yang sangat terspesialisasi, yang mengarah pada silo tugas dan kategori pekerjaan yang serupa dan terpisah (Cawsey, 2016).

Komponen utama penyusun diferensiasi adalah peran organisasi. Peran organisasi adalah sekumpulan perilaku terkait tugas yang dibutuhkan seseorang oleh posisinya dalam suatu organisasi. Seseorang yang diberi peran dengan tugas dan tanggung jawab yang dapat diidentifikasi dapat dimintai pertanggungjawaban atas sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan tugas dari posisi itu.

Ketika pembagian kerja meningkat dalam suatu organisasi, manajer mengkhususkan diri dalam beberapa peran dan mempekerjakan orang untuk mengkhususkan diri pada orang lain. Spesialisasi memungkinkan orang untuk mengembangkan kemampuan dan pengetahuan individu mereka, yang merupakan sumber utama dari kompetensi inti organisasi.

Struktur organisasi didasarkan pada sistem peran yang saling terkait, dan hubungan satu peran dengan peran lainnya ditentukan oleh perilaku terkait tugas. Beberapa peran mengharuskan orang untuk mengawasi perilaku orang lain.

Seseorang yang dapat meminta pertanggungjawaban orang lain atas kinerjanya memiliki otoritas atas orang lain. Otoritas adalah kekuatan untuk meminta pertanggungjawaban orang atas tindakan mereka dan untuk membuat keputusan tentang bagaimana menginvestasikan dan menggunakan sumber daya organisasi. Diferensiasi pada organisasi kedalam peran organisasi individu akan menghasilkan kewenangan dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap peran dalam sistem. Ketika seorang individu memahami dengan jelas tanggung jawab perannya dan apa yang akan diminta atasan dari individu tersebut, maka hasilnya ialah munculnya kontrol atau kemampuan mengoordinasikan dan memotivasi orang untuk bekerja dalam kepentingan organisasi di dalam perusahaan.

Di sebagian besar organisasi, orang dengan peran serupa dan terkait dikelompokkan ke dalam subunit. Subunit utama yang berkembang dalam sebuah organisasi adalah fungsi dan divisi. Fungsi adalah subunit yang terdiri dari sekelompok orang, yang bekerja bersama, yang memiliki keterampilan serupa atau menggunakan jenis pengetahuan, alat, atau teknik yang sama untuk melakukan pekerjaan mereka. Divisi adalah subunit yang terdiri dari kumpulan fungsi atau departemen yang berbagi tanggung jawab untuk menghasilkan barang atau jasa tertentu. Perbedaan fungsi dan divisi yang dimiliki organisasi adalah pada ukuran kompleksitas organisasi dalam tingkat diferensiasinya. Diferensiasi sebuah organisasi kedalam fungsi dan divisi akan meningkatkan kontrol organisasi atas aktivitasnya dan memungkinkan organisasi untuk menyelesaikan tugasnya dengan lebih efektif.

Seiring bertambahnya ukuran, organisasi akan berdiferensiasi menjadi lima jenis fungsi. Yang pertama ialah fungsi pendukung yang memfasilitasi kontrol organisasi atas hubungan dengan lingkungannya dan pemangku kepentingannya. Selanjutnya fungsi produksi yang akan mengelola dan meningkatkan efisiensi proses sehingga lebih banyak hasil yang dapat dihasilkan. Fungsi pemeliharaan yang memungkinkan organisasi untuk menjaga departemennya untuk tetap beroperasi dengan optimal. Fungsi pemeliharaan mencakup bagian SDM, untuk merekrut dan melatih karyawan serta meningkatkan keterampilan; bagian umum & ME atau bagian bengkel, untuk memperbaiki mesin yang rusak; dan layanan keamanan dan kebersihan, untuk menjaga lingkungan kerja tetap aman dan sehat. Yang keempat merupakan fungsi adaptif yang memungkinkan organisasi menyesuaikan dengan perubahan lingkungan. Fungsi adaptif meliputi penelitian dan pengembangan, penelitian pasar, dan perencanaan jangka panjang, yang memungkinkan organisasi untuk belajar dan berusaha mengelola lingkungannya dan dengan demikian meningkatkan kompetensi intinya. Terakhir ialah fungsi manajerial yang bertugas untuk memfasilitasi pengendalian dan koordinasi kegiatan di dalam dan antar departemen. Manajer pada tiap tingkatan organisasi yang berbeda mengarahkan akuisisi, investasi, dan kontrol sumber daya untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk menciptakan nilai. Manajemen puncak, misalnya, bertanggung jawab untuk merumuskan strategi dan menetapkan kebijakan yang digunakan organisasi untuk mengendalikan lingkungannya. Manajer tingkat pertengahan bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya organisasi untuk mencapai tujuannya. Manajer tingkat bawah mengawasi dan mengarahkan aktivitas tenaga kerja.

Diferensiasi Vertikal dan Horizontal

Bagan organisasi merupakan gambar yang menunjukkan hasil akhir dari diferensiasi organisasi. Setiap kotak pada bagan mewakili peran atau fungsi dalam organisasi. Setiap peran memiliki dimensi vertikal dan horizontal. Bagan organisasi secara vertikal membedakan peran organisasi dalam hal otoritas sesuai dengan peran masing-masing. Klasifikasi orang yang didasari pada otoritas dan pangkat relatif mereka disebut hierarki. Peran di puncak hierarki organisasi memiliki lebih banyak otoritas dan tanggung jawab daripada peran yang lebih bawah di hierarki. Setiap peran yang lebih rendah berada di bawah kendali atau pengawasan peran yang lebih tinggi. Manajer yang merancang sebuah organisasi harus membuat keputusan tentang seberapa besar diferensiasi vertikal yang harus dimiliki dalam organisasi atau berapa banyak tingkatan yang harus ada dari atas ke bawah. Seperti bisa dilihat dalam Gambar 2.1 Diferensiasi vertikal mengacu pada cara organisasi mendesain hierarki otoritasnya dan menciptakan hubungan tanggung jawab pelaporan untuk menghubungkan peran dan subunit organisasi. Diferensiasi vertikal menetapkan distribusi kewenangan antar tingkat untuk memberi organisasi lebih banyak kendali atas aktivitasnya dan meningkatkan kemampuannya untuk menghasilkan tujuan organisasi.